Méthodologie de sélection du système ERP - ERP system selection methodology
Une méthodologie de sélection de système ERP est un processus formel de sélection d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Les méthodologies existantes comprennent:
- Gestion de la sélection des fournisseurs indépendants SpecIT
- Méthode de l'entonnoir de Kuiper
- L' outil d' aide à la décision 3D de Dobrin
- Méthode Clarkson Potomac
Aperçu
Que l'entreprise soit une organisation multinationale de plusieurs millions de dollars, à but non lucratif ou une petite entreprise avec un chiffre d'affaires à un chiffre, le but de la sélection du système est de trouver un système capable de fournir des fonctionnalités pour l'ensemble de l'entreprise. processus; qui obtiendra l'acceptation complète de l'utilisateur; l'approbation de la direction et, surtout, peut fournir un retour sur investissement important pour les actionnaires .
Depuis le milieu des années 1970, lorsque les progiciels informatiques ont été généralisés dans les grandes entreprises pour aider à la planification des besoins en matériaux , les éditeurs de logiciels se sont efforcés, et ont pour la plupart réussi, de créer des progiciels qui aident dans tous les aspects de la gestion d'une entreprise depuis la fabrication. ; gestion de la chaîne d'approvisionnement ; ressources humaines ; à la finance. Cela a conduit à l'évolution des systèmes ERP.
En conséquence, un nombre important de packages prétendant être des systèmes ERP sont entrés sur le marché depuis 1990. Il existe des packages à l'extrémité supérieure du marché et une grande quantité d'autres packages que les vendeurs prétendent être des systèmes ERP. Il existe également des packages qui prétendent être les meilleurs pour certains processus [tels que la planification] et vendus simplement comme un complément à un système ERP. Les options sont nombreuses et cela crée en réalité un problème pour l'entreprise qui doit prendre une décision.
La complexité de la sélection d'un système ERP est encore exacerbée par le fait que certains systèmes sont conçus pour un environnement de fabrication discret où une quantité distincte d'articles constitue un produit fini tandis que d'autres sont plus adaptés aux industries de transformation telles que la transformation chimique et alimentaire où les ingrédients ne sont pas exactes et où il pourrait y avoir des retouches et des sous-produits d'un processus.
Au cours de la dernière décennie, les entreprises se sont également intéressées à des fonctionnalités améliorées telles que la gestion de la relation client et la capacité de commerce électronique .
Compte tenu de toutes les solutions potentielles, il n'est pas rare que les entreprises choisissent un système qui ne convient pas le mieux à l'entreprise, ce qui conduit normalement à une mise en œuvre plus coûteuse. Ainsi, "les coûts ERP peuvent atteindre jusqu'à deux ou trois pour cent des revenus". Une méthodologie de sélection de système ERP appropriée fournira, dans les délais et le budget, un système ERP qui convient le mieux aux processus métier et à l'utilisateur d'une entreprise.Il est utilisé dans les petites entreprises pour mettre en œuvre leur organisation vers le SIG.
Mauvaise sélection du système
Les entreprises utilisent rarement une méthodologie de sélection entièrement objective lors du choix d'un système ERP. Certaines erreurs courantes incluent:
- Exigences incomplètes
Parce que la mise en œuvre d'un nouveau système ERP «oblige les gens à faire leur travail différemment» (Wallace et Kremzar), il est très important de comprendre les besoins des utilisateurs, non seulement pour les processus actuels, mais aussi pour les processus futurs (c'est-à-dire avant et après le nouveau système est installé). Sans exigences détaillées des utilisateurs, l'examen des systèmes pour un ajustement fonctionnel optimal réussit rarement. Les exigences doivent être suffisamment détaillées pour les processus complexes ou les processus qui peuvent être propres à une entreprise particulière.
- Dépendance aux démos des fournisseurs
Les démonstrations des fournisseurs ont tendance à se concentrer sur des processus très simplistes. Une démonstration typique montre un processus idéal de commande à encaisser où un client commande une quantité de produit en stock. La réalité dans la plupart des entreprises est que la plupart des clients ont des accords commerciaux variés et plus complexes et que les produits ne sont pas toujours en stock.
- Accent excessif sur le coût du système
Selon Finlay et Servant, «Il est peu probable que l'écart de prix d'achat entre les packages soit le facteur dominant.» Alors que le coût d'un système ERP est important pour une entreprise, d'autres critères de décision importants, tels que la fonctionnalité, l'épreuvage futur, l'infrastructure sous-jacente [réseau et base de données]; et la capacité de commerce électronique, entre autres, peuvent être sous-estimées. Une évaluation plus approfondie des dépenses potentiellement cachées ou des frais récurrents devrait être prise en compte, ce qui aiderait à déterminer si le système peut être financé en permanence. les dépenses peuvent inclure la maintenance annuelle, les coûts de remplacement du matériel, la formation des employés, l'intégration et les mises à niveau.
Analyse minutieuse de la gestion du changement
Lors de la mise en œuvre du logiciel ERP, la plupart des processus et des systèmes nécessitent une analyse approfondie pour gérer efficacement le changement. En outre, le point le plus important serait de gérer l'ensemble des compétences des employés ainsi que des cadres. La formation des chefs de service devrait être prioritaire car ils serviraient de guide aux utilisateurs finaux pour assurer une utilisation efficace du logiciel.
Sous-accentuation de la prise en charge du système
En sous-évaluant les options de support fournies par le fournisseur, une organisation peut par inadvertance sélectionner la mauvaise solution de système ERP. En fonction de la structure des frais de support et / ou de formation, une organisation peut constater qu'elle n'a pas correctement budgétisé le support complet du système ou la formation nécessaire pour adopter pleinement la solution par ses employés. Chaque organisation doit soigneusement identifier ses besoins en matière de soutien et de formation continus pendant et après la mise en œuvre complète pour s'assurer que le contrat du fournisseur précise exactement comment il répondra à ces besoins.
- Biais de séléction
Il n'est pas inhabituel que la décision sur le système à acheter soit prise par une personne ou par un service au sein de l'entreprise. Dans ces situations, un système ERP qui peut être excellent pour une fonction mais faible pour d'autres processus peut être imposé à toute l'entreprise avec de graves conséquences pour l'entreprise.
- Manque de compréhension de ses propres processus métier
Sans une vision claire de la situation actuelle, il est difficile, voire impossible, de définir les attentes du nouveau système. La sélection du système ERP peut devenir un cauchemar très rapidement si l'entreprise n'a pas des attentes claires sur ce qui doit être accompli par une nouvelle solution.
- Non-recours à des services professionnels objectifs
L'une des principales raisons de l'échec de la sélection des systèmes est le manque compréhensible de connaissances au sein de l'entreprise. Des consultants expérimentés peuvent fournir des informations sur tous les packages disponibles sur le marché; les dernières fonctionnalités disponibles dans les packages les plus courants et, surtout, peuvent aider l'utilisateur à décider si une exigence spécifique apporterait une valeur ajoutée à l'utilisateur et à l'entreprise. Cependant, il convient de noter que l'aide professionnelle doit être fournie par des consultants objectifs qui n'ont aucune affiliation avec les fournisseurs de systèmes ERP. "Si un cabinet de conseil a acquis une expertise dans l'utilisation d'un package particulier, il est dans son intérêt de recommander ce package à son client." Des problèmes peuvent également provenir de consultants qui ne sont pas familiarisés avec les offres spécifiques d'un secteur et peuvent pousser des offres qui ne sont pas le meilleur choix pour le client.
- Incapacité à comprendre l'offre du fournisseur ERP
"On estime qu'environ 90% des implémentations de systèmes d'entreprise sont en retard ou dépassent le budget". Une explication plausible du retard et du dépassement du budget des implémentations est que l'entreprise n'a pas compris l'offre du fournisseur avant la signature du contrat. Un exemple typique de ceci serait le scénario dans lequel un fournisseur peut offrir 5 jours de services à des fins de migration de données . La réalité est qu'il faut énormément de travail pour saisir des données dans un nouveau système. Le fournisseur importera les données dans le nouveau système mais s'attend à ce que l'entreprise les place dans un fichier facile à importer dans le système. On s'attend également à ce que la société extrait les données de l'ancien système; nettoyez les données et ajoutez les nouvelles données requises par le nouveau système. « ERP, pour réussir, exige des niveaux d'intégrité des données beaucoup plus élevé que la plupart des entreprises ont jamais atteint -. Ou même considérés comme des documents d'inventaire, nomenclature (BOM), des formules, des recettes, des routages et d' autres données doivent être très précis, complet et correctement structuré ". Ce scénario typique est l'un des nombreux problèmes qui retardent les implémentations et entraînent invariablement des demandes de ressources supplémentaires.
- Expertise interne
Pour sélectionner un système ERP à mettre en œuvre, une organisation peut choisir de faire appel à une source bien informée pour la gestion interne ou de faire appel à un cabinet de conseil. Avec un fournisseur tiers, il peut être facile de ne pas comprendre pleinement les capacités du système et l'écart d'exigences que le système ERP n'offre pas. Pour cette raison, les organisations doivent pondérer les coûts liés à l'embauche d'un expert ERP ou à la confiance d'un fournisseur tiers pour la mise en œuvre. Si une organisation décide de faire appel à un fournisseur, elle devra décider comment gérer la maintenance continue du système.
Une méthodologie de sélection de système appropriée
Pour remédier aux erreurs courantes qui conduisent à une mauvaise sélection du système, il est important d'appliquer des principes clés au processus, dont certains sont énumérés ci-dessous:
- Approche structurée
La première étape de la sélection d'un nouveau système consiste à adopter une approche structurée du processus. L'ensemble des pratiques est présenté à toutes les parties prenantes au sein de l'entreprise avant le début du processus de sélection du système. Tout le monde doit comprendre la méthode de collecte des exigences; appel d'offres; comment les fournisseurs potentiels seront sélectionnés; le format des démonstrations et le processus de sélection du fournisseur. Ainsi, chaque partie prenante est consciente que la décision sera prise sur une base objective et collective et cela conduira toujours à un niveau élevé de coopération au sein du processus.
- Démonstrations ciblées
Les démonstrations de fournisseurs potentiels doivent être pertinentes pour l'entreprise. Cependant, il est important de comprendre que les fournisseurs doivent effectuer une préparation considérable pour effectuer des démonstrations spécifiques à une entreprise. Par conséquent, il est impératif que les vendeurs soient traités de manière égale dans les demandes de démonstration et il incombe à l'entreprise [et au consultant objectif qui assiste l'entreprise dans le processus de sélection] d'identifier des démonstrations suffisantes qui permettront de prendre une décision appropriée mais qui s'assurer que les fournisseurs ne se retirent pas du processus de sélection en raison de l'étendue de la préparation requise.
- Processus de décision objectif
«Le choix de l'ERP à utiliser est une décision complexe qui a des conséquences économiques importantes, il nécessite donc une approche multicritères.». Il y a deux points clés à noter lorsque les principaux décideurs s'accordent sur les critères de sélection qui seront utilisés pour évaluer les fournisseurs potentiels. Premièrement, les critères et le système de notation doivent être convenus à l'avance avant de visualiser tout système potentiel. Les critères doivent être larges et décidés par autant de personnes objectives que possible à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. En aucun cas, les personnes affiliées à un ou plusieurs systèmes ne doivent être autorisées à donner des conseils à cet égard.
- Pleine implication de tout le personnel
La décision sur le système doit être prise par toutes les parties prenantes au sein de l'entreprise. "Cela nécessite un leadership et une participation de la haute direction ... cela implique pratiquement tous les départements de l'entreprise". Les représentants de tous les utilisateurs doivent:
- Être impliqué dans la phase de lancement du projet où le processus de prise de décision est convenu;
- Aider à la collecte des exigences;
- Assistez aux démonstrations des fournisseurs;
- Avoir une participation significative à la présélection et à la sélection finale d'un fournisseur.