Demande d'information - Request for information
Une demande d'informations ( RFI ) est un processus commercial courant dont le but est de collecter des informations écrites sur les capacités de divers fournisseurs. Normalement, il suit un format qui peut être utilisé à des fins de comparaison.
Une RFI est principalement utilisée pour recueillir des informations pour aider à prendre une décision sur les étapes à suivre. Les RFI sont donc rarement la phase finale et sont plutôt souvent utilisées en combinaison avec la demande de proposition (RFP), la demande de soumissions (RFT) et la demande de devis (RFQ). En plus de collecter des informations de base, une RFI est souvent utilisée comme une sollicitation envoyée à une large base de fournisseurs potentiels dans le but de conditionner l'esprit des fournisseurs, d'élaborer une stratégie, de créer une base de données et de se préparer à une RFP, RFT ou RFQ.
La disponibilité omniprésente d'Internet a poussé de nombreuses agences gouvernementales à se tourner vers des sites Web gérés par l'État ou gérés par des fournisseurs qui fournissent des listes de demandes de renseignements ainsi que des appels d'offres et des demandes de prix. Beaucoup permettent aux fournisseurs de s'inscrire gratuitement pour recevoir des courriels de demandes, soit de manière générale, soit pour des catégories spécifiques de produits ou de services pour lesquels il existe un intérêt. L'ensemble du processus peut être mené en ligne et recueille les réponses sous forme de documents numérisés ou de fichiers PDF (Portable Document Format ) téléchargés sur le serveur. Ou pour des raisons juridiques, une réponse doit être envoyée sous forme papier et / ou sur disque CD / DVD ou clé USB par courrier ou par service de livraison.
Dans l'industrie de la construction
Une demande d'information est utilisée dans l'industrie de la construction lorsque la documentation de construction d'un projet ne contient pas les informations nécessaires pour mener à bien une portée de travail donnée. Il est soulevé par l' entrepreneur général auquel le client ou l' architecte a répondu et distribué à toutes les parties prenantes, est généralement accepté comme une modification de la portée des travaux, à moins qu'une approbation supplémentaire ne soit requise pour les coûts associés au changement.
Une RFI est une pratique courante et acceptée pour un sous-traitant ou un fournisseur d'utiliser une RFI pour exprimer sa préoccupation concernant l'omission ou la mauvaise application d'un produit, et demander des précisions sur l'utilisation prévue par le propriétaire du bâtiment ou son acceptation officielle du produit spécifié. . Il est également acceptable que le sous-traitant utilise une RFI pour attirer l'attention sur un produit de qualité inférieure qui pourrait ne pas répondre aux besoins du propriétaire du bâtiment et utiliser son expertise pour recommander le meilleur / le bon produit.
Les RFI ont été suivies pendant quelques années à l'aide de feuilles de calcul, mais au début du 21e siècle, de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser diverses applications de gestion de la construction, y compris des plates-formes de gestion de documents, pour gérer les processus RFI et aider les professionnels de la construction à gagner du temps, à réduire les coûts et à améliorer la qualité.
Composants étendus
Le format exact d'une RFI variera en fonction des informations demandées, mais les éléments les plus courants trouvés dans une RFI de l'industrie de la construction comprennent:
- Objectif / Résumé
- Chronologie
- Storyboard ou captures d'écran
- Livrables - Le strict minimum
- Critères d'évaluation - Pour tous les bonus
- Modalités de paiement