Système de gestion des fournisseurs - Vendor management system

Un système de gestion des fournisseurs ( VMS ) est une application Internet , souvent basée sur le Web, qui agit comme un mécanisme permettant aux entreprises de gérer et d'obtenir des services de dotation – temporaires et, dans certains cas, des services de placement permanents – ainsi que des contrats ou travail contingent. Les fonctionnalités typiques d'une application VMS incluent la distribution des commandes, la facturation consolidée et des améliorations significatives de la capacité de reporting qui surpasse les systèmes et processus manuels.

Dans le secteur financier, en raison des réglementations récentes (voir FRB SR13-19 ; OCC 2013-29 et CFPB 2012-03), la gestion des fournisseurs implique une classification des risques cohérente et une diligence raisonnable pour gérer le risque de tiers. Un certain nombre d'institutions ont reclassé ou renommé leurs programmes en Third Party Risk Management (TPRM) pour s'aligner sur le verbiage utilisé par les organismes de réglementation.

Définitions

La main - d'œuvre occasionnelle est un groupe provisoire de travailleurs qui travaillent pour une organisation sur une base non permanente, également connus sous le nom de pigistes , professionnels indépendants, travailleurs contractuels temporaires, entrepreneurs indépendants ou consultants. Le VMS est un type de gestion de la main-d'œuvre contingente . Il existe plusieurs autres termes associés au VMS qui sont tous pertinents pour la main-d'œuvre occasionnelle ou le secteur de la dotation.

Un fournisseur est une personne ou une organisation qui vend ou vend de la main-d'œuvre contingente. Plus précisément, un fournisseur peut être un consultant indépendant, une société de conseil ou une société de recrutement (qui peut également être appelé un fournisseur - car ils fournissent la main-d'œuvre ou l'expertise plutôt que de la vendre directement).

Un VOP , ou Vendor On Premises , est un vendeur qui s'installe dans les locaux du client. Ils sont préoccupés par la satisfaction des besoins en main-d'œuvre et des exigences du client. Le VOP le fait soit en s'approvisionnant en main-d'œuvre directement auprès d'eux-mêmes, soit auprès d'autres fournisseurs avec lesquels ils peuvent être en concurrence. Aussi, le VOP gère et coordonne ce travail pour le client.

Un MSP , ou Managed Service Provider , gère les fournisseurs et mesure leur efficacité dans le recrutement en fonction des normes et des exigences du client. Les MSP ne recrutent généralement pas directement, mais essaient de trouver les meilleurs fournisseurs de vendeurs en fonction des exigences du client. Ceci, en substance, rend le MSP plus neutre qu'un VOP dans la recherche de talents, car ils ne fournissent pas eux-mêmes la main-d'œuvre.,

VMS est un outil, en particulier un programme informatique , qui distribue les exigences du poste aux sociétés de recrutement, aux recruteurs, aux sociétés de conseil et à d'autres fournisseurs (c'est-à-dire des consultants indépendants). Il facilite le processus d'entretien et d'embauche, ainsi que l'approbation et le paiement de la collecte du temps de travail.

Un CSM , ou Contracted Service Management System, est un outil qui s'interface avec les systèmes de contrôle d'accès des grandes raffineries, usines et installations de fabrication et le système ERP afin de capturer les heures/données en temps réel entre les entrepreneurs et le client. Ce type de système implique généralement un effort de collaboration entre l'entrepreneur et le propriétaire de l'installation pour simplifier le processus de chronométrage et améliorer la visibilité des coûts du projet.

Un EOR , ou employeur officiel, est conçu pour faciliter toutes les composantes de la gestion d'un entrepreneur indépendant, y compris la classification, l'audit et les examens de conformité. Employer of Records aide à réduire le risque de co-emploi et permet aux entreprises d'engager et de gérer des entrepreneurs indépendants sans le stress des audits gouvernementaux ou des obligations fiscales.

Histoire et évolution du VMS

Le VMS (Vendor Management System) est une avancée assez récente dans la gestion des dépenses de main-d'œuvre contingente. Le VMS est une évolution du concept Master Service Provider (MSP) / Vendor-On-Premises (VOP), qui est devenu plus répandu de la fin des années 80 au milieu des années 90, lorsque les grandes entreprises ont commencé à chercher des moyens de réduire les coûts d'externalisation. Un MSP ou un VOP était essentiellement un fournisseur principal qui est responsable de la gestion sur place des besoins d'aide temporaire / de travailleurs contractuels de leur client. Conformément au concept BPO (Business Process Outsourcing), le fournisseur principal conclut des accords de sous-traitance avec des agences de recrutement agréées.

Il convient de mentionner que VMS a vraiment commencé à évoluer à l'époque Michael Hammer et James Champy de Reengineering the Corporation est devenu un best - seller. Les grandes entreprises cherchaient des moyens d'être concurrentielles dans l'économie mondiale. Le principal avantage pour les entreprises américaines au cours de cette période était que leurs services d'achat étaient en mesure de canaliser les nouvelles demandes de personnel contractuel vers une source - le VOP - et, à leur tour, de réduire les coûts d'approvisionnement en simplifiant leur processus de paiement. En effet, ils n'avaient qu'à faire un chèque à un seul fournisseur vis-à-vis de centaines de fournisseurs.

Avec Internet, de nouvelles façons de faire des affaires sont apparues, dont le paiement électronique. Selon Staffing Industry Analysts, Inc., l'émergence des affaires électroniques, B2B, E-Procurement et al. a été le catalyseur qui a lancé l'industrie des VMS.

Au fur et à mesure que les entreprises ont commencé à intégrer ce concept de commerce électronique, les enchères en ligne ont commencé à apparaître. La proposition de valeur était, selon eux, qu'ils pouvaient réduire les dépenses pour les fournisseurs de bureaux d'achat, les fournisseurs industriels et d'autres produits en mettant ces demandes d'achat aux enchères via une vente aux enchères en ligne.

Les Pionniers

En 1993, l'une de ces entreprises a reconnu le créneau de la gestion des dépenses de main-d'œuvre contingente comme une immense opportunité – Geometric Results Inc. (GRI). À l'origine, GRI était une filiale à 100 % de Ford Motor Company et c'est GRI qui a développé l'une des premières applications VMS importantes de l'industrie, PeopleNet. À l'origine un processus manuel, une automatisation du système a été introduite en 1995. Un an plus tard, PeopleNet est devenu un système VMS automatisé. Dans l'ensemble, GRI a géré près de 200 millions de dollars de dépenses chez Ford. En 1997, MSX International a acheté GRI et a poursuivi sa croissance sur le marché en offrant un VMS neutre pour l'industrie automobile.

MSXI a ensuite lancé un nouveau logiciel Internet propriétaire - b2bBuyer, et le programme a continué à se développer avec l'expansion des opérations européennes de MSXI. Leur succès est obtenu grâce aux meilleurs processus et technologies de leur catégorie, soutenus par un modèle neutre vis-à-vis des fournisseurs. MSXI a également créé une filiale détenue à 51/49 par une minorité et a reconditionné son application Web en tant que « TechCentral » pour servir l'ancien fournisseur de pièces détachées GM, Delphi Corporation. Aujourd'hui, The Bartech Group, un fournisseur de personnel appartenant à une minorité et nouveau MSP, a assumé le VMS Delphi en 2006 et gère actuellement le programme à l'aide de la plate-forme Fieldglass VMS.

Au même moment, ProcureStaff Technologies a également lancé une solution VMS neutre vis-à-vis des fournisseurs pour la gestion du capital humain en 1996. ProcureStaff Technologies est devenue une filiale de sa société mère, Volt Information Sciences, pour répondre au besoin criant de neutralité des fournisseurs dans l'approvisionnement de ce produit. ProcureStaff Technologies a mis en œuvre un modèle indépendant des fournisseurs pour son premier client, une entreprise mondiale de télécommunications, car elle favorisait la concurrence en ouvrant les demandes à un plus grand nombre de fournisseurs de personnel pré-qualifiés, sans parti pris ni favoritisme. Les avantages réalisés pour le client comprenaient des temps de cycle réduits et des dépenses globales de main-d'œuvre contingente.

Peu de temps après cette période, d'autres entreprises, désireuses de capitaliser sur le marché en expansion, sont entrées dans la mêlée. Bien que Chimes soit une filiale en propriété exclusive de Computer Horizons Corp., le principal différenciateur entre elle et les autres fournisseurs de VMS qui émergeaient était qu'elle se positionnait comme un fournisseur « indépendant du fournisseur » de services d'externalisation des processus d'entreprise (BPO) au lieu d'un simple société de technologie qui a concédé sous licence son logiciel VMS. La proposition de valeur de Chimes consistait à créer et à doter en personnel un bureau de programme (PO) intégré aux processus d'achat, de RH et de comptabilité de l'entreprise du client. Autrement dit, Chimes s'est rendu compte que la simple licence de son logiciel à ses clients était une stratégie qui ne pouvait garantir une mise en œuvre réussie et la réalisation des avantages du concept VMS. En février 2007, Axium International a racheté Chimes, Inc. à sa société mère (CHC) et l'a fusionné avec Ensemble Workforce Solutions. Les sociétés forment ensemble ECG (Ensemble Chimes Global), le plus grand fournisseur de VMS au monde. Des irrégularités fiscales ont conduit à l'implosion inattendue de Chimes (ECG) et de sa société mère Axium au début de 2008. En janvier 2008, Axium International Inc., la société mère d'Ensemble Chimes Global, a déposé le bilan du chapitre 7 à Los Angeles et Axium International et Ensemble Chimes Global ont cessé leurs activités. Le 24 janvier 2008, Beeline , l'unité commerciale des solutions de main-d'œuvre de MPS Group , Inc., a annoncé qu'elle était l'adjudicataire pour les actifs de Chimes.

Le groupe Aberdeen , un organisme de recherche indépendant, a constaté que moins de 17 % des entreprises qui ont mis en œuvre un programme pour gérer leur main-d'œuvre occasionnelle ont constaté une amélioration des mesures de performance des dépenses et de la source au cycle. Cela prend en charge l'affirmation de Chimes selon laquelle les meilleures implémentations sont celles qui mettent l'accent sur l'amélioration des processus métier par rapport à la simple vente d'un outil à un client.

Avantages pour les entreprises américaines

En 2002, il y avait plus de 50 fournisseurs de solutions VMS. Le logiciel était désormais basé sur le Web, de sorte que les parties prenantes – les responsables du recrutement des clients, le personnel du bureau du programme VMS et les fournisseurs – pouvaient accéder au système depuis Internet. Avantages typiques inclus :

  • Flux de travail d'approbation des demandes rationalisé
  • Temps de remplissage réduits
  • Gestion simplifiée des fournisseurs
  • Standardisation / gestion des taux de facturation
  • Optimisation de la base fournisseurs
  • Facturation consolidée
  • Amélioration de la sécurité et de la gestion des actifs
  • Disponibilité des mesures de performance des fournisseurs
  • Visibilité et contrôle des coûts sur les dépenses non-conformistes
  • 10-20% de réduction des dépenses de main-d'œuvre contingente

Tendances VMS

Croissance et maturité rapides

Selon une étude d'Aberdeen, 72 % des entreprises américaines disposent d'un programme unique de gestion de l'approvisionnement et de l'approvisionnement en main-d'œuvre contractuelle et en services professionnels. C'est une prolifération étonnante puisque le logiciel VMS n'existe que depuis une dizaine d'années. Cela prouve, comme tout le reste dans un monde à large bande, que le cycle de vie de l'industrie (maturité) pour le marché des VMS est sur une courbe accélérée.

Bien que l'industrie soit encore dans la dernière phase de la phase de croissance, les fournisseurs doivent être conscients des symptômes qui indiquent l'arrivée du déclin de l'industrie, par exemple lorsque : A) les pressions concurrentielles forcent les marges MSP/VMS à s'affaiblir ; B) il y a une vague de consolidation de concurrents via une fusion, une acquisition ou un abandon ; C) l'expansion des ventes au sein de la clientèle existante est considérablement réduite ; et D) le volume des ventes aux nouveaux clients aux États-Unis diminue.

Une fois que les clients ont réalisé les avantages initiaux de la prise de contrôle et de la gestion de leur main-d'œuvre occasionnelle, des efforts d'amélioration continue seront déployés, notamment des réductions de coûts ainsi qu'une analyse des autres catégories de dépenses indirectes pouvant être étendues. Les opportunités pour les fournisseurs de VMS incluent des dépenses basées sur des projets, des entrepreneurs indépendants et des services professionnels, entre autres.

Augmenter le contrôle des fournisseurs

Aux États-Unis, des agences telles que le Consumer Financial Protection Bureau (CFBP), le Federal Financial Institution Examination Council (FFIEC) et le Federal Reserve Board (FRB) s'impliquent de plus en plus dans l'évaluation de la conformité réglementaire des institutions financières. Cette concentration accrue signifie que les organisations revoient la façon dont elles sélectionnent leurs fournisseurs.

Accent sur la mesure du CyberRisk

Une analyse rapide des violations de données et des expositions depuis 2014 indique que les violations sont devenues plus fréquentes et à plus grande échelle que jamais. Avec beaucoup plus de données générées et stockées sur le cloud, les acteurs malveillants sont intéressés à exploiter des systèmes mal configurés. Les pirates informatiques accèdent aux données en exploitant les failles de sécurité des fournisseurs. L'un des défis de la mesure du cyber-risque d'un fournisseur est que la méthode conventionnelle de mesure d'un fournisseur via un questionnaire est obsolète et pas assez complète.

Voir également

Les références