Comptes à payer - Accounts payable
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Les comptes créditeurs ( AP ) sont des sommes dues par une entreprise à ses fournisseurs, présentées comme un passif dans le bilan d' une entreprise . Il se distingue des engagements liés aux effets à payer , qui sont des dettes créées par des actes juridiques formels . La principale responsabilité d'un service des comptes fournisseurs est de traiter et d'examiner les transactions entre l'entreprise et ses fournisseurs et de s'assurer que toutes les factures impayées de leurs fournisseurs sont approuvées, traitées et payées. Le traitement d'une facture comprend l'enregistrement des données importantes de la facture et leur saisie dans le système financier ou comptable de l'entreprise. Après cela, les factures doivent passer par le processus commercial respectif de l'entreprise pour être payées.
Aperçu
Un compte à payer est enregistré dans le grand livre auxiliaire des comptes à payer au moment où une facture est attestée pour le paiement. Certifié, ou garanti, signifie qu'une facture est approuvée pour le paiement et a été enregistrée dans le grand livre général ou le grand livre auxiliaire en tant que passif impayé ou ouvert parce qu'elle n'a pas été payée. Les dettes sont souvent classées en dettes commerciales, des dettes pour l'achat de biens physiques qui sont enregistrés dans l'inventaire, et des charges à payer, des dettes pour l'achat de biens ou de services qui sont passés en charges. Des exemples courants de dépenses à payer sont la publicité, les voyages, les divertissements, les fournitures de bureau et les services publics. Le PA est une forme de crédit que les fournisseurs offrent à leurs clients en leur permettant de payer un produit ou un service après qu'il ait déjà été reçu. Les fournisseurs proposent différentes conditions de paiement pour une facture. Les conditions de paiement peuvent inclure l'offre d'un escompte pour le paiement d'une facture dans un nombre de jours défini. Par exemple, 2%, les termes Net 30 signifient que le payeur déduira 2% de la facture si le paiement est effectué dans les 30 jours. Si le paiement est effectué le jour 31, le montant total est payé. Ceci est également appelé 2/10 Net 30.
Dans les ménages , les comptes créditeurs sont habituellement des factures de la compagnie d' électricité , téléphone société, télévision par câble ou antenne parabolique service journal abonnement , et d' autres services réguliers. Les ménages effectuent généralement le suivi et le paiement mensuels à la main à l'aide de chèques, de cartes de crédit ou de services bancaires en ligne. Dans une entreprise, il existe généralement une gamme de services beaucoup plus large dans le fichier AP, et les comptables ou les teneurs de livres utilisent généralement un logiciel de comptabilité pour suivre le flux d'argent dans ce compte de passif lorsqu'ils reçoivent des factures et en sortent lorsqu'ils effectuent des paiements. De plus en plus, les grandes entreprises utilisent des solutions d'automatisation spécialisées des comptes fournisseurs (communément appelées ePayables) pour automatiser les éléments papier et manuels du traitement des factures d'une organisation.
Généralement, un fournisseur expédie un produit, émet une facture et encaisse le paiement plus tard. Il s'agit d'un cycle de conversion monétaire , ou d'une période de temps pendant laquelle le fournisseur a déjà payé les matières premières mais n'a pas été payé en retour par le client final.
Lorsque la facture est reçue par l'acheteur, elle est rapprochée du bon de livraison et du bon de commande , et si tout est en ordre, la facture est payée. C'est ce qu'on appelle le match à trois. La correspondance à trois peut ralentir le processus de paiement, la méthode peut donc être modifiée. Par exemple, le rapprochement à trois voies peut être limité uniquement aux factures de grande valeur, ou le rapprochement est automatiquement approuvé si la quantité reçue est comprise dans un certain pourcentage du montant autorisé dans le bon de commande. Le logiciel d'automatisation du traitement des factures gère le processus de correspondance différemment en fonction des règles commerciales mises en place lors de la création du processus de workflow . Le cas le plus simple est l'appariement bidirectionnel entre la facture elle-même et le bon de commande.
Les estimations de 2009 suggéraient que plus d'un milliard de factures interentreprises étaient traitées chaque semaine, et 97 % d'entre elles étaient encore traitées manuellement. Le coût moyen de traitement et de paiement d'une facture fournisseur se situait entre 5 $ et 15 $, dont 10 % traités trop tard pour être payés dans les conditions d'escompte, et près de 2 % contenant des erreurs.
Contrôles internes
Une variété de contrôles contre les abus sont généralement présents pour empêcher le détournement de fonds par le personnel des comptes créditeurs. La séparation des tâches est un contrôle courant. Dans les pays où le paiement par chèque est courant, presque toutes les entreprises ont un processus pour les employés juniors et impriment un chèque et un employé senior examine et signe le chèque. Souvent, le logiciel de comptabilité limitera chaque employé à n'exécuter que les fonctions qui lui sont assignées, de sorte qu'il n'y a aucun moyen qu'un employé - même le contrôleur - puisse effectuer seul un paiement.
Certaines entreprises séparent également les fonctions d'ajout de nouveaux fournisseurs au fichier principal des fournisseurs et de saisie des bons. Cela rend impossible pour un employé de s'ajouter en tant que fournisseur, puis de se faire un chèque sans s'entendre avec un autre employé. Le fichier principal des fournisseurs est le référentiel de toutes les informations importantes sur les fournisseurs de l'entreprise. C'est le point de référence des comptes fournisseurs lorsqu'il s'agit de régler les factures.
De plus, la plupart des entreprises exigent une deuxième signature sur les chèques dont le montant dépasse un certain seuil.
Le personnel des comptes fournisseurs doit surveiller les factures frauduleuses. En l'absence d'un système de bon de commande , la première ligne de défense est le gestionnaire approbateur. Cependant, le personnel d'AP devrait se familiariser avec quelques problèmes courants, tels que les arnaques des « pages jaunes » dans lesquelles des opérateurs frauduleux proposent de placer une publicité. Le logo de walking-doigts n'a jamais été une marque déposée, et il existe de nombreux annuaires de style Pages Jaunes, dont la plupart ont une petite distribution. Selon un article paru dans l'hiver 2000 American Payroll Association de pratiques de l' employeur , « Les fournisseurs peuvent envoyer des documents qui ressemblent à des factures , mais en petits caractères , ils déclarent « ce n'est pas un projet de loi ». Ces frais peuvent être facturés pour les listes de répertoires ou annonces. Récemment , certaines entreprises ont commencé à envoyer ce qui semble être un chèque de remise ou de remboursement ; en réalité, il s'agit d'une inscription aux services qui est activée lorsque le document est retourné avec une signature."
Dans les comptes créditeurs, une simple erreur peut entraîner un trop-payé important. Un exemple courant concerne les factures en double. Une facture peut être temporairement égarée ou toujours en statut d'approbation lorsque les fournisseurs appellent pour se renseigner sur son statut de paiement. Une fois que le membre du personnel d'AP l'a recherché et a constaté qu'il n'a pas été payé, le fournisseur envoie une facture en double ; pendant ce temps, la facture originale apparaît et est payée. Ensuite, la facture en double arrive et est également payée par inadvertance, peut-être sous une facture légèrement différente.
Audits des comptes créditeurs
Les auditeurs se concentrent souvent sur l'existence de factures approuvées, de notes de frais et d'autres pièces justificatives pour étayer les chèques qui ont été coupés. La présence d'une confirmation ou d'un relevé du fournisseur constitue une preuve raisonnable de l'existence du compte. Il n'est pas rare qu'une partie de cette documentation soit perdue ou mal classée au moment de l'audit. Un auditeur peut décider d'élargir la taille de l'échantillon dans de telles situations.
Les auditeurs préparent généralement une structure vieillissante des comptes fournisseurs pour une meilleure compréhension des dettes impayées sur certaines périodes (30, 60, 90 jours, etc.). De telles structures sont utiles pour la présentation correcte du bilan à la clôture de l'exercice.
Automatisation
De nombreuses entreprises sont impliquées dans des travaux visant à rationaliser ou à automatiser les processus métier de leurs services de comptabilité fournisseurs. Ce processus est simple mais peut devenir très lourd, surtout si l'entreprise a un très grand nombre de factures. Ce problème est aggravé lorsque les factures qui nécessitent un traitement sont sur papier. Cela peut entraîner des pertes de factures, des erreurs humaines lors de la saisie des données et des doublons de factures. Ces problèmes et d'autres entraînent un coût par métrique de facture élevé. L'objectif de l'automatisation du service des comptes fournisseurs est de rationaliser ce processus de facturation, d'éliminer les erreurs humaines potentielles et de réduire le coût par facture.
Certaines des solutions d'automatisation AP les plus courantes incluent la facturation électronique , la numérisation de documents, la reconnaissance optique de caractères , l'automatisation des règles de flux de travail, le suivi en ligne, les capacités de rapport, les interfaces utilisateur de facture électronique, les réseaux de fournisseurs, les services de paiement et l'analyse des dépenses pour toutes les factures. Les fonctions d'automatisation efficaces incluent la reconnaissance de forme libre (capacité d'interpréter les documents de facturation indépendamment de la mise en page ou de la nécessité de créer un modèle de fournisseur) et des capacités d'apprentissage automatique.
La facturation électronique peut être un outil très utile pour le service AP. La facturation électronique permet aux fournisseurs de soumettre des factures sur Internet et de faire en sorte que ces factures soient automatiquement acheminées et traitées. Parce que l'arrivée et la présentation des factures sont presque immédiates, les factures sont payées plus tôt ; par conséquent, le temps et l'argent nécessaires pour traiter ces factures sont considérablement réduits. (Financial Operations Networks, 2008) Ces solutions impliquent généralement une société tierce qui fournit et prend en charge une application permettant à un fournisseur de soumettre une facture électronique à son client pour acheminement, approbation et paiement immédiats. Ces applications sont liées à des bases de données qui archivent les informations sur les transactions entre partenaires commerciaux. (US Bank, Scott Hesse, 2010) Les factures peuvent être soumises de plusieurs manières, y compris les téléchargements EDI , CSV ou XML , les fichiers PDF ou les modèles de facture en ligne. Parce que la facturation électronique comprend tant de technologies et d'options de saisie différentes, il s'agit d'une catégorie parapluie pour toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement.
Les systèmes de planification des ressources d'entreprise utilisent généralement des logiciels pour fournir des services intégrés de gestion des processus métier aux entreprises.
Histoire
Depuis le milieu des années 1960, les entreprises ont commencé à établir des liaisons de données entre leurs partenaires commerciaux pour transférer des documents, tels que des factures et des bons de commande. Inspirés par l'idée d'un bureau sans papier et d'un transfert de données plus fiable, ils ont développé les premiers systèmes EDI . Ces systèmes étaient propres à l'entreprise respective qui les a développés, ce qui signifie qu'ils étaient difficiles à déployer dans un grand nombre d'entreprises. Conscient de cela, l' Accredited Standards Committee X12, une institution de normalisation sous l'égide de l'ANSI, s'est préparé à normaliser les processus EDI. Cela a abouti à ce que l'on appelle aujourd'hui la norme ANSI X12 EDI .
Cela est resté le principal moyen d'échanger des données transactionnelles entre partenaires commerciaux pendant près de trois décennies. Les années 90 sont arrivées avec les progrès de la technologie Internet. Des entreprises ont commencé à apparaître, offrant des applications Web d'interface utilisateur plus robustes avec des fonctions adaptées à la fois au fournisseur et au client. Ces nouvelles applications Web permettaient la soumission en ligne de factures individuelles ainsi que le téléchargement de fichiers EDI. Avec d'autres méthodes de téléchargement de fichiers, notamment CSV et XML. Ces services permettent aux fournisseurs de présenter des factures à leurs clients pour rapprochement et approbation via une application Web conviviale. Les fournisseurs peuvent également voir un historique de toutes les factures qu'ils ont soumises à leur client sans avoir un accès direct aux systèmes des clients. En effet, toutes les informations transactionnelles sont stockées dans les centres de données de la société tierce qui fournit l'application Web de facturation. Ces informations exclusives peuvent être réglementées par le client afin de contrôler la quantité d'informations transactionnelles que le vendeur est autorisé à voir. (Par exemple, les dates de paiement ou les informations sur les chèques).
À mesure que les entreprises avancent dans l'ère numérique, de plus en plus de personnes se tournent vers les services de facturation électronique pour automatiser leurs services de comptabilité fournisseurs. Certains pensent même qu'il s'agira d'une norme de l'industrie dans un avenir proche. Selon un rapport réalisé par l'équipe GXS en 2013, l'Europe est en train d'adopter une législation gouvernementale encourageant les entreprises à adopter des pratiques de facturation électronique. Les États-Unis n'ont pas encore une telle législation, mais reconnaissent la valeur de cette technologie. Le Trésor américain a estimé que la mise en œuvre de la facturation électronique dans l'ensemble du gouvernement fédéral réduirait les coûts de 50 % et économiserait 450 millions de dollars par an.
Avec la disponibilité croissante des solutions robotiques, les entreprises poussent encore plus loin l'amélioration des processus d'AP. En appliquant l' automatisation des processus robotiques de bout en bout ou la RPA à leur service des comptes fournisseurs, les organisations peuvent accélérer la vitesse et la précision du traitement des factures tout en améliorant les coûts opérationnels. Certaines organisations signalent qu'en mettant en œuvre la RPA, elles ont réussi à éliminer presque complètement l'intervention humaine du processus AP, économisant ainsi 65 % à 75 % du temps qui était auparavant consacré au traitement manuel.